Entrou em vigor no dia 18 de setembro, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A lei foi criada com a intenção de regulamentar questões relacionadas ao tratamento de dados pessoais nos meios digitais por pessoas físicas, jurídicas, privadas ou públicas, com a finalidade de proteger as liberdades e direitos fundamentais, trazer segurança jurídica e estabelecer regras de proteção e critérios no tratamento desses dados.

A LGPD deverá ser aplicada em todos os setores que realizarem a coleta ou tratamento de qualquer tipo de dados pessoais e, portanto, ainda que a lei não trate especificamente das relações trabalhistas, as empresas devem se atentar às suas regras.

A LGPD conceitua os dados sobre saúde, vida sexual, genética e biometria, e aqueles que se referem à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização religiosa, filosófica ou política como “dados sensíveis”, já que o vazamento de tais dados podem causar consequências negativas ao titular por discriminação, inclusive gerando direito a reparação moral, tanto na esfera cível, quanto trabalhista.

LGPD nas relações de trabalho

Com a LGPD, as empresas deverão tomar duplo cuidado:

Primeiro, é preciso capacitar e treinar seus empregados que tratam os dados sensíveis de terceiros, como clientes e fornecedores. Neste caso, o empregado terá que ser instruído a partir das exigências da nova legislação e deve ficar ciente de que pode ser responsabilizado por eventuais vazamentos, inclusive, com demissão por justa causa.

Além disso, o empregador precisará tratar da maneira correta as informações pessoais e os dados sensíveis de seus próprios empregados antes, durante e após o vínculo laboral.

Fase Pré Contratual

A fase pré-contratual geralmente é realizada por terceiros, como recrutadores ou empresas de seleção, com análises de currículos, entrevistas e dinâmicas de grupo dos candidatos à vaga de emprego.

Cabe destacar que, em regra, é proibida a coleta de dados que possam gerar qualquer critério de discriminação entre candidatos, como solicitação de exames de gravidez ou de sangue, atestado de antecedentes criminais e/ou análises de crédito.

Entendemos que o dever de proteção dos dados se inicia já na fase pré-contratual, dessa forma, a empresa precisará informar claramente aos candidatos que não forem selecionados para a vaga qual será a política de utilização dos dados que foram fornecidos durante o procedimento e, principalmente, o que será feito com esses dados e documentos coletados.

Fase Contratual

É na fase contratual que o empregado terá conhecimento da política de tratamento de dados da empresa e deverá dar o seu consentimento expresso, após detida análise e explicação sobre as cláusulas referentes à LGPD, observando-se os princípios da transparência, boa fé e segurança.

Diversas situações laborais cotidianas envolvem informações de trabalhadores, tais como: A ficha de registro de empregado, que contém dados pessoais e dados sensíveis; exames admissional, periódico e demissional dos funcionários que abrangem avaliação clínica e, por vezes, física e mental; atestados médicos com indicação da CID (Classificação Internacional de Doenças e Problemas Relacionados à Saúde).

Todos esses dados e informações precisarão ser analisados à luz da nova lei, com tratamento diferenciado aos dados sensíveis, com política específica de guarda e limitação de acesso.

Além disso, o compartilhamento dos dados dos trabalhadores com seguradoras, planos de saúde e entidades sindicais deverá ser autorizado expressa e especificamente pelos titulares, principalmente quando se tratarem de dados de familiares e terceiros, exceto se houver determinação legal para o compartilhamento, como para abertura da conta de FGTS ou declaração da RAIS.

Cabe ainda dizer que a contratação de menor aprendiz deverá ser realizada com o consentimento específico de um dos pais ou responsável legal. Antes da LGPD, a lei apenas determinava a assistência ao menor no momento da rescisão do contrato.

Fase Pós Contratual

Mesmo após o desligamento do funcionário da empresa as diretrizes da LGPD ainda deverão ser seguidas, independente do motivo do encerramento do vínculo laboral.

A lei determina que é necessária a informação de finalização do uso de dados, seja por determinação legal ou por solicitação do titular do direito, porém, é certo que a empresa possui garantia legal para armazenar os documentos comprobatórios que possa utilizar em eventual ação trabalhista pelo mesmo prazo que o trabalhador tem para ajuizar a ação, dois anos do término do contrato.

Considerações Finais

É o empregador que terá que proteger os dados pessoais e sensíveis dos trabalhadores e de terceiros, portanto, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados é urgente, uma vez que a coleta e armazenamento de dados são diários.

As empresas devem identificar os dados que possuem em seu banco atual, analisando as informações que são realmente necessárias à sua atividade econômica.

Os contratos de trabalho que já estavam vigentes antes da entrada em vigor da lei deverão ser adequados, através de aditamento contratual, buscando a proteção das informações dos trabalhadores.

As empresas devem, ainda, prezar por realizar treinamentos para capacitação e rever normas internas, criando novos protocolos para garantir que os controladores de dados sensíveis de terceiros sigam a determinação legal, visando eliminar os riscos de sua não observância.

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Texto escrito por Eduardo Soares